Уничтожение документов, срок годности которых истек – процедура, имеющая определенные правила проведения. На сегодняшний день существует единый порядок утилизации документов, проходящей в несколько этапов. В первую очередь, стоит проверить, действительно ли срок годности истек, а потом обратить внимание на практическую значимость документа.
Руководителем компании создается экспертная комиссия, задача которой – провести экспертизу ценности материалов, а свое решение записать в специальном протоколе. После этого руководитель предприятия должен подписать акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Этот акт состоит из двух частей, в первой приводится перечень материалов, предназначенных для утилизации, а во второй указан способ утилизации. После выполнения процедуры оформляется отдельный протокол.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения на www.archiv.ru – процедура, от которой во многом зависит дальнейшая работа предприятия. В том случае, если не были соблюдены определенные правила, то руководитель несет административную ответственность. Если же не была выполнена утилизация материалов, то в архиве может возникнуть хаос, который будет мешать слаженной работе всех сотрудников предприятия, а также занимать их время при поиске того или иного документа.
В большинстве случаев не удастся обойтись одним актом для уничтожения материалов. В этой ситуации не стоит недооценивать роль экспертной комиссии. Возможен такой вариант, что в одном деле будут находиться документы с истекшим сроком годности и материалы, срок которых не ограничен. В этой ситуации специалистам придется, скорее всего, расшивать папку и извлекать отдельные материалы. Тогда документы, которые не подлежат уничтожению, будут сформированы в отдельные дела.
Возможен и другой вариант развития событий. Нередко экспертиза выявляет случаи, когда в архиве хранятся оригиналы, копии и дубликаты бессрочных документов. В этой ситуации оставляют только оригиналы, а копии и дубликаты подлежат уничтожению.
В обязанности экспертной комиссии входит и принятие решения о возможности восстановления текста материала. Если же большая часть текста документа не доступна к прочтению и восстановить ее не представляется возможным, то такой документ отправляется на утилизацию. И таких нюансов существует множество. Каждый из них должен быть рассмотрен в индивидуальном порядке, чтобы были соблюдены все правила.
